コスパの良い宿泊予約システム（PMS）比較！管理が楽で、民泊施設でも導入可能！

「複数の予約サイトの更新が大変…」「手作業の予約管理から解放されたい！」

予約管理は喜びであると同時に、大きな悩みの種ではないでしょうか。電話やメールでの問合せ対応、在庫調整、顧客情報の管理…。こうした状況は、ダブルブッキングや見落としなどのミスを引き起こし、ゲストの満足度低下や収益に直接的なダメージを与える場合があります。

しかし、ご安心ください。その悩み、宿泊予約管理システム（PMS）が解決します。

この記事では、PMSの基本から導入メリット、そして施設にぴったりのシステムを見つけるための「失敗しない選び方」まで解説。さらに、コストパフォーマンスに優れたおすすめのPMSを厳選して比較紹介します。

最適なPMS導入して業務効率化と収益アップを実現しましょう！

そもそもPMSとは？サイトコントローラーとの違いも解説

PMS（宿泊予約管理システム）の基本を総ざらい

まずは基本から押さえましょう。PMSがどのようなもので、なぜ必要なのかを分かりやすく解説します。

PMSとは？

PMS（Property Management System）とは、宿泊施設の予約情報、顧客情報、客室在庫などを一元管理して運営業務を自動化するための「心臓部」となるシステムです。「宿泊予約管理システム」「宿泊予約システム」「ホテル管理システム」とも呼ばれます。

このシステムは、かつて手書きの台帳やExcelで行っていた、以下のような業務を自動化・効率化します。

サイトコントローラーとの違い

PMSとよく混同されがちなのがサイトコントローラー。これらは異なる役割を持ちつつも密接に連携するシステムです。

PMSは、ホテルや旅館、民泊といった宿泊施設内のあらゆる情報を一元的に管理する基幹システムを指します。具体的には、ゲストのチェックイン・チェックアウト処理、客室の割り当て、清掃状況の管理、顧客情報の登録と管理、施設内の売上管理など、フロント業務やバックオフィス業務全般を自動効率化するための「心臓部」と言えます。

一方サイトコントローラーは、複数のオンライン予約サイト（OTA）や自社予約サイトの空室状況や料金プランを一元的に管理し、各サイトへ自動的に反映させるためのシステムです。たとえば、あるOTAで予約が入ると、瞬時に他のOTAや自社サイトの空室数を減らし、ダブルブッキングを防ぎます。これは、外部の予約チャネルとの連携に特化した「分配システム」と理解すると分かりやすいでしょう。

例えるなら、PMSがお店全体の司令塔、サイトコントローラーが各販売チャネルへの指示役です。

この二つのシステムは連携することで真価を発揮します。最近では、サイトコントローラー機能を内蔵したPMSが主流となっており、一つのシステムで全ての管理を完結できるものが増えていますよ。

これだけは押さえたい！PMSの主な機能

宿泊予約管理システム（PMS）は、単に予約を管理するだけでなく、施設の運営効率化と収益向上に貢献するさまざまな機能を備えています。そのなかでも主な機能をピックアップしました。

予約エンジン（自社予約システム）

予約エンジンとは、宿泊施設の公式ウェブサイトに直接設置するオンライン予約システムのことです。旅行予約サイト（OTA）を通じた予約とは異なり、この予約エンジンを通じて入る予約にはOTAへの販売手数料が発生しないため、施設が受け取る利益率が最も高くなります。これは、特に小規模な施設や民泊にとって、収益性を大きく改善できる重要なポイントです。

サイトコントローラー連携

サイトコントローラー連携機能は、PMSに登録された空室状況や料金プランを、楽天トラベル、じゃらんnet、Booking.comといった複数のオンライン旅行予約サイト（OTA）や自社サイトに自動で反映させる仕組みです。これにより、手動で各サイトの在庫を更新する手間がなくなり、大幅な業務効率化を実現します。

顧客管理機能（CRM）

顧客管理機能（CRM）は、単なる宿泊者名簿を超え、ゲストとの関係を深めるための強力なツールです。氏名や連絡先といった基本情報はもちろんのこと、宿泊履歴、利用金額、アレルギー情報、記念日、過去の要望（例：〇〇の部屋を希望、〇〇を持参希望など）といった詳細なデータを一元的に管理できます。

決済機能

PMSにおける決済機能は、施設の収益安定化と業務効率化に大きく貢献します。予約時にクレジットカードによる事前決済を導入することで、無断キャンセル（ノーショー）による損失を大幅に削減できるという最大のメリットがあります。キャンセルポリシーに沿った形で事前に決済を完了させることで、施設側のリスクを最小限に抑えることが可能です。

主要なクレジットカードブランドだけでなく、近年普及が進むQRコード決済など、多様な決済手段に対応しているかどうかも、PMSを選定する上で重要なポイントとなります。

なぜ必要？小規模施設がPMSを導入すべき4-つのメリット

「うちは小規模だから、まだ手作業で大丈夫」と思っていませんか？実は、人手が限られている小規模施設にこそ、PMSは絶大な効果を発揮します。

1. 予約管理を完全自動化！「おもてなし」に集中できる

PMSを導入する大きなメリットの一つが、予約管理の自動化です。予約約が入ったタイミングで全ての予約サイトの在庫が自動で更新されます。予約管理の煩雑な作業が効率化され、日々のルーティンワークにかかっていた時間も大幅に削減されます。その結果、あなたは施設の価値を高めるコア業務に時間を投資できるようになります。

特に人手が限られている小規模施設では、スタッフが多岐にわたる業務を兼任しているケースが多く、予約管理業務の負担を減らすことは重要です。PMSの導入は、従業員が本来行うべき創造的で価値の高い業務に専念できる環境を整え、結果として施設全体の生産性とサービス品質の向上に直結します。

2. ダブルブッキング・予約の見落としを防ぐ！信用の失墜を防ぐ

手動管理で最も怖いのが、ダブルブッキングや予約の見落としです。これらは顧客の信頼を根本から揺るがし、機会損失に繋がります。

PMSを導入すると、システムがすべての予約チャネルと連携し、予約が入ると空室情報がリアルタイムで自動更新されます。たとえば、あるOTAで予約が入れば、瞬時に他のOTAや自社サイトの在庫もクローズされるため、同じ部屋が重複して予約される「ダブルブッキング」のリスクがなくなります。また、システムがすべての予約情報を一元的に管理するため、手書きの台帳や複数のエクセルファイルを照らし合わせる際に発生しがちな「予約の見落とし」も防ぐことができます。

3. 顧客データを活用し、リピーターを育てる

PMSには、宿泊履歴、利用金額、誕生日、過去の要望など、ゲストに関する詳細なデータを一元的に蓄積・管理する機能が備わっています。

これらの顧客データを活用することで、パーソナライズされたサービスを提供することが可能になります。たとえば、リピーターに対しての前回の宿泊内容を踏まえた特別オファーや、記念日に合わせたサプライズ企画などです。また、アレルギー情報や特定の要望を事前に把握しておけば、滞在中のきめ細やかなサービス提供につながり、ゲストに「自分のことをよく理解してくれている」という感動を与えることができますよ。

さらに一部のPMSには、LINEなどのSNSと連携できる機能も備わっています。この機能を使えば、チェックイン前後の情報提供や、滞在中の問い合わせ対応、チェックアウト後のサンキューメッセージなど、ゲストとのよりダイレクトなコミュニケーションが可能です。

このように顧客情報を有効活用すれば、お客様との絆を深め、リピーターを着実に育てていくことができます。

4. データ分析で収益を最大化！勘に頼らない経営へ

「いつ料金を上げるべきか」「どの予約サイトからの流入が多いのか」といった経営判断を、勘や経験だけに頼っていませんか？PMSは、稼働率や客室単価、予約経路などのデータを自動で分析・レポート化してくれます。PMSのデータに基づいた的確な料金設定や販売戦略を立てることで、収益の最大化を目指せます。

たとえば、予約が少ない時期にはピンポイントで割引プランやプロモーションを実施できます。その一方で、需要が高まる時期には料金を引き上げるダイナミックプライシングを導入することで、メリハリの効いた料金設定が可能です。これにより「安売りしすぎた…」といった失敗を防ぎます。

さらに、どの予約サイトからの流入が多いか、どんなお客様に人気があるかといった情報も一目瞭然。その分析結果は、より効果的な販売戦略やサービス改善に直結します。データという強力な武器を手にすることで、小規模な施設でも戦略的な運営が実現できるのです。

失敗しない！小規模施設向けPMSの選び方5つのポイント

数あるPMSの中から、自施設に最適なものを選ぶためのチェックポイントを5つにまとめました。

1. 施設の規模・形態に合っているか？
   
   一棟貸し民泊と小規模ホテルでは、必要な機能が異なります。民泊向け、ホテル向け、あるいは両方に対応できる柔軟なシステムかを確認しましょう。多機能すぎる高価なシステムは、小規模施設には宝の持ち腐れになることも。

2. 必要な機能は揃っているか？（機能の過不足はないか）
   
   「サイトコントローラー機能」「自社予約エンジン」「顧客管理」は必須機能です。その他に「事前決済機能」「スマートロック連携」など、自施設の運営スタイルに合わせて、必要な機能が過不足なく搭載されているかを見極めましょう。

3. 料金体系は？コストパフォーマンスは良いか？
   
   料金体系は「月額固定制」や「従量課金制」など様々です。特に閑散期と繁忙期の差が激しい施設は、予約がない月の費用が抑えられる従量課金制がおすすめです。初期費用と月額料金を合わせたトータルコストで判断しましょう。

4. ITが苦手でも、直感的に使えるか？
   
   毎日使うシステムだからこそ、操作の分かりやすさは非常に重要です。専門用語が少なく、スマホやタブレットでも簡単に操作できるか、無料トライアルやデモ画面で必ず操作感を試してみてください。

5. サポート体制は充実しているか？
   
   導入時の初期設定や、万が一のトラブル時に頼りになるのがサポート体制です。電話やメール、チャットなど、問い合わせ方法が複数あるか、土日祝も対応してくれるか、日本語サポートは万全か、などを事前に確認しておくと安心です。

【2025年版】小規模施設・民泊におすすめのPMS比較3選

選び方のポイントを踏まえ、特にコストパフォーマンスと使いやすさに優れたPMSを3つ厳選しました。

3つのPMS比較表

1. てなわん｜使った分だけ支払う！コスパ最強システム

「てなわん」の最大の魅力は、予約がない月は費用が一切かからないという画期的な料金体系です。閑散期のリスクを完全に排除できるため、特に季節変動の大きい施設や、開業したばかりで固定費を抑えたいオーナー様に最適。それでいて予約が増えても、月額費用に19,800円という上限（※成果報酬型）が設定されているため、安心して利用できます。シンプルで分かりやすい操作性も魅力です。

2. RESERVA｜機能性と拡張性に優れたクラウド型システム

RESERVAは、顧客管理とデータ分析機能に強みを持つシステムです。顧客一人ひとりに合わせたアプローチでリピーターを増やしたい、データに基づいた料金設定で収益を最大化したい、といった戦略的な施設運営を目指すなら、非常に心強いパートナーになります。無料プランから始められるのも嬉しいポイントです。

3. Beds24｜世界中の民泊で使われる高機能システム

Beds24は世界中のOTAと連携できる強力なサイトコントローラーとしても有名ですが、多岐にわたるPMS機能も備えています。インバウンド集客に本気で取り組みたい施設にとっては、これ以上ない選択肢でしょう。機能が豊富な分、初期設定には少し知識が必要ですが、API連携による業務の徹底的な自動化など、ITを駆使して運営を最適化したい上級者向けのシステムです。

PMS導入に関するQ&A

最後に、PMS導入を検討する際によくある質問にお答えします。

Q. 導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

A. システムや施設の規模によりますが、シンプルなものであれば数日〜1週間程度で導入可能です。既存の予約データを移行したり、多機能なシステムを設定したりする場合は、数週間から1ヶ月ほどかかることもあります。

Q. 複数の施設をまとめて管理できますか？

A. はい。多くのPMSで、複数の施設をまとめて管理できます。一つの管理画面から全施設の予約状況や売上を確認できるため、複数の民泊物件を運営しているオーナー様には必須の機能です。

まとめ｜最適なPMS導入で、一歩先の施設運営へ

本記事では、小規模施設や民泊運営の強力な味方となる宿泊予約管理システム（PMS）について、その必要性から選び方、おすすめのシステムまでを網羅的に解説しました。

手作業による煩雑な予約管理から解放されることで、あなたはより施設の価値を高める業務に集中できます。またダブルブッキングのリスクをなくし、顧客データを活用してファンを増やすことは、施設の持続的な成長に不可欠です。

大切なのは、自施設の規模、課題、そして目指す姿に合ったシステムを正しく見極めることです。この記事を参考に、ぜひあなたの施設に最適なPMSを見つけ、業務効率化と収益アップの第一歩を踏み出してください。